TL;DR
- Tous les documents ne doivent pas être conservés indéfiniment.
- Certains papiers prouvent des droits et doivent être gardés à vie.
- La durée de conservation varie selon le document.
La gestion des documents : une nécessité
Qui n’a jamais été désemparé face à une pile de documents accumulés dans un tiroir ou un placard ? Nous avons tendance à conserver ces papiers, craignant qu’ils ne soient nécessaires un jour. Pourtant, tous nos documents administratifs ne doivent pas être conservés indéfiniment. Certains d’entre eux ont une durée de conservation limitée, comme le précise le site service-public.fr.
Prouver ses droits : des documents à conserver à vie
La raison principale de la conservation de ces documents réside dans la nécessité de prouver ses droits. Par exemple, un contrat d’assurance sert à démontrer que nous sommes clients d’une compagnie d’assurance. Certains documents ont une importance capitale et doivent donc être conservés à vie. Parmi ceux-ci, on compte :
- le livret de famille
- le carnet de santé
- le contrat de mariage
- le jugement d’adoption
- l’acte de vente d’un logement
Des durées de conservation variables selon les documents
La durée de conservation varie en fonction du document. Par exemple, si vous êtes locataire, vous n’avez pas besoin de conserver votre contrat de location et votre état des lieux plus de trois ans après la fin du bail. Les avis d’imposition et les déclarations de revenus peuvent être jetés « au début de la 4ᵉ année qui suit l’année d’imposition ».
Les bulletins de salaires, quant à eux, sont utiles pour obtenir une pension de retraite. Selon service-public, « Vos bulletins de salaire doivent, pour leur part, être conservés jusqu’à ce que vous ayez fait valoir vos droits à toucher une pension auprès des différentes caisses de retraite auxquelles vous avez été lié durant votre carrière. »
Conserver une version papier : une précaution indispensable
Il est également recommandé de conserver une version papier des documents fournis sous ce format. Une version numérique ou photocopiée n’a qu’une valeur de copie. Bien qu’elle puisse servir de preuve devant une administration, celle-ci peut être amenée à vous demander le document original. Mieux vaut donc l’avoir sous la main.
